Потеряли трудовую книжку? Как восстановить документ и не потерять трудовой стаж

Потеря трудовой книжки может создать проблемы при новом трудоустройстве и подтверждении стажа для пенсии. Но даже если документ пропал много лет назад, в Беларуси его можно восстановить. Главное – знать, куда обращаться, какие документы собирать и кто обязан выдать дубликат. Разбираем весь порядок по шагам.

Шаг 1. Определите, куда обращаться

Всё зависит от того, работаете ли вы сейчас и сколько времени прошло после увольнения.

• Если вы продолжаете работать. Обратитесь с письменным заявлением к своему нанимателю.
• Если после увольнения прошло менее шести месяцев. Заявление о выдаче дубликата необходимо подать нанимателю по последнему месту работы.
• Если прошло больше шести месяцев. Прежний наниматель уже не оформляет дубликат. Он обязан выдать справку о периоде работы. На основании этой справки дубликат оформляют по новому месту трудоустройства.
• Если прежнее предприятие ликвидировано. Дубликат оформляет новый наниматель независимо от того, сколько времени прошло после увольнения. Потребуются сведения, подтверждающие ликвидацию организации.

Такой порядок установлен пунктом 64 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда и соцзащиты от 16 июня 2014 года № 40.

Шаг 2. Напишите заявление

Обращаться следует письменно. В заявлении укажите:

• Фамилию, имя, отчество и контактные данные.
• Наименование организации, где работали.
• Дату увольнения, если трудовые отношения прекращены.
• Причину отсутствия трудовой книжки: потеряна, украдена, повреждена или утрачена при других обстоятельствах.
• Просьбу оформить и выдать дубликат.
• Пример заявления

Директору ООО «Название организации»

от ФИО

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с утратой оригинала после увольнения из организации. Трудовая книжка была потеряна при переезде. Самостоятельные поиски результата не дали.

На основании пункта 64 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек прошу оформить и выдать дубликат в установленный законодательством срок.

Дата, подпись.

Совет: подготовьте два экземпляра заявления. Один передайте нанимателю, а на втором попросите поставить отметку о получении. Если отправляете заявление почтой, используйте заказное письмо с подтверждением вручения.

Шаг 3. Подтвердите предыдущие места работы

С 1 января 2024 года в Беларуси действует обновлённый порядок восстановления записей о трудовой деятельности. Теперь часть информации наниматель получает через Фонд социальной защиты населения (ФСЗН).

Если вы работали начиная с 1 января 2003 года, сведения о трудовой деятельности подтверждаются данными индивидуального лицевого счёта в ФСЗН. При этом есть важное различие.

За периоды с 1 июля 2021 года в ФСЗН содержится более подробная информация: должности, переводы, даты и реквизиты приказов. Если сведения полные, обращаться к прежним нанимателям за дополнительными документами не требуется.

За более ранние периоды, начиная с 2003 года, могут понадобиться дополнительные сведения от прежних работодателей. Запросы направляет наниматель, который оформляет дубликат.

Если вы работали до 2003 года, для восстановления записей могут потребоваться справки о периодах работы, копии приказов и архивные документы. Поэтому желательно заранее составить список всех организаций, где вы работали, с примерными датами приёма и увольнения.

Шаг 4. Получите дубликат в течение 20 дней

Наниматель обязан оформить и выдать дубликат трудовой книжки не позднее 20 календарных дней со дня поступления заявления.

Это календарные, а не рабочие дни.

Дубликат оформляется на установленном бланке с соответствующей отметкой. В него вносятся сведения о трудовой деятельности, подтверждённые документами и данными ФСЗН.

После получения внимательно проверьте даты приёма и увольнения, наименования организаций, должности и основания прекращения трудовых отношений.

Если обнаружили ошибку или отсутствующие записи, обратитесь к нанимателю для их исправления или дополнения на основании подтверждающих документов.

Что делать, если предприятие давно закрыто?

Ликвидация организации не означает, что восстановить сведения о работе невозможно.

Сначала необходимо выяснить, куда были переданы кадровые документы бывшего предприятия.

Для этого можно обратиться в соответствующий государственный архив и запросить архивную справку о периоде работы. Полезно указать название организации, её прежний адрес, свою должность и приблизительные даты трудоустройства.

Если архивных документов нет, проверьте наличие сведений в ФСЗН. Когда документы отсутствуют и восстановить необходимые сведения обычным способом невозможно, вопрос их подтверждения при наличии правовых оснований может решаться в судебном порядке.

А если трудовую книжку потерял сам наниматель?

Это другая ситуация. Если документ находился на хранении у нанимателя и пропал по его вине, именно наниматель должен принять меры для получения документов о предыдущих периодах работы сотрудника.

Работнику следует письменно потребовать выдачи дубликата.

Если наниматель отказывается выполнять свои обязанности либо нарушает установленный срок, можно обратиться с жалобой в территориальный орган Департамента государственной инспекции труда. Спор также может быть разрешён в установленном законом судебном порядке.

Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?

Да, законодательство предусматривает такую ситуацию. Согласно статье 50 Трудового кодекса Беларуси, при отсутствии трудовой книжки из-за утраты, повреждения или иной причины наниматель в установленных законодательством случаях обязан по письменному заявлению человека завести трудовую книжку либо оформить её дубликат.

Поэтому потеря документа сама по себе не означает, что человек лишается возможности официально трудоустроиться.

Главное, что необходимо запомнить

Если трудовая книжка потеряна после увольнения, не откладывайте обращение к бывшему нанимателю. В течение шести месяцев можно получить дубликат по последнему месту работы. Позже потребуется справка от бывшего нанимателя, а сам дубликат будет оформляться на новом месте.

При этом потеря бумажной трудовой книжки не означает автоматической потери всех сведений о трудовом стаже. Значительная часть информации сохраняется в ФСЗН, а более ранние периоды работы можно подтверждать документами и архивными справками.

Правовая основа: статья 50 Трудового кодекса Республики Беларусь и Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждённая постановлением Министерства труда и социальной защиты от 16 июня 2014 года № 40, с последующими изменениями.